FC EVENTI Srl, in qualità di Titolare del trattamento, informa che i dati personali degli utenti sono trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali.
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1. Titolare del trattamento
FC EVENTI Srl
Via Santo Stefano, 42 – 40125 Bologna (Italia)
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Referente privacy / punto di contatto: Francesca Casali
2. Tipologie di dati trattati
I dati personali trattati possono includere:
a) Dati di navigazione
Dati raccolti automaticamente durante la navigazione del sito (indirizzi IP, log, informazioni tecniche), utilizzati esclusivamente per garantire il corretto funzionamento del sito, la sicurezza dei sistemi e per finalità statistiche in forma aggregata.
b) Dati forniti volontariamente dall’utente
Dati anagrafici e di contatto, informazioni relative all’inquadramento professionale, all’ente di appartenenza e al ruolo ricoperto, forniti tramite form online per richieste di informazioni e/o iscrizione a eventi, congressi, attività formative o altre iniziative.
c) Dati relativi alla partecipazione agli eventi
Informazioni connesse all’iscrizione, alla partecipazione e alla presenza agli eventi, incluse eventuali preferenze organizzative comunicate dall’interessato, nei limiti di quanto strettamente necessario alla gestione dell’evento.
d) Contenuti e materiali (per relatori/docenti, ove previsti)
Abstract, materiali didattici, contenuti degli interventi e ulteriori informazioni connesse alla partecipazione scientifica.
e) Immagini e riprese
Fotografie e/o riprese audio-video effettuate nel corso di eventi in presenza o online, ove previste.
FC EVENTI non richiede di norma dati appartenenti a categorie particolari (art. 9 GDPR). Qualora, in specifiche circostanze, fosse necessario trattare informazioni di tale natura (ad es. per esigenze organizzative), il trattamento avverrà nei limiti strettamente necessari e nel rispetto della normativa vigente.
3. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Iscrizione e partecipazione a eventi, congressi e attività formative
Gestione delle iscrizioni, organizzazione e svolgimento delle attività.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
b) Invio di comunicazioni informative
Invio di comunicazioni relative a eventi, congressi e iniziative di FC EVENTI.
Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), revocabile in qualsiasi momento.
c) Gestione amministrativa e contabile, incluse quote di iscrizione (ove previste)
Il trattamento è finalizzato alla gestione delle quote di iscrizione e degli adempimenti amministrativi, fiscali e contabili correlati (es. emissione documentazione contabile).
Base giuridica: esecuzione di un contratto e misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
I pagamenti possono essere effettuati tramite bonifico bancario a favore di FC EVENTI e/o tramite PayPal. In caso di bonifico, FC EVENTI potrà trattare i dati connessi all’operazione (es. nominativo del disponente/ordinante e dati necessari alla riconciliazione contabile), esclusivamente per la gestione della transazione e della fatturazione. In caso di pagamento tramite PayPal, i dati di pagamento sono trattati direttamente da PayPal secondo la propria informativa; FC EVENTI riceve la conferma dell’avvenuto pagamento e i dati necessari alla gestione amministrativa.
d) Gestione tecnica e sicurezza del sito
Garantire il corretto funzionamento del sito e la sicurezza dei sistemi informatici.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
e) Documentazione, comunicazione e promozione delle attività (ove previste)
Utilizzo di immagini e riprese audio-video degli eventi.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare e/o consenso dell’interessato, in funzione delle modalità di utilizzo.
4. Modalità di trattamento
Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e cartacei, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, la riservatezza e l’integrità dei dati personali.
5. Comunicazione dei dati personali
I dati personali saranno trattati da soggetti autorizzati dal Titolare e potranno essere comunicati a soggetti terzi che operano in qualità di Responsabili del trattamento o Titolari autonomi, nei limiti delle finalità indicate.
In particolare, i dati potranno essere comunicati a:
- – Autorità pubbliche ed enti competenti, in adempimento a obblighi di legge;
- – Società Scientifiche, Associazioni o enti coinvolti nell’organizzazione degli eventi;
- – Fornitori di servizi tecnologici e piattaforme utilizzate per la gestione delle attività (registrazioni, comunicazioni, webinar, sicurezza informatica);
- – Consulenti e professionisti (legali, fiscali, informatici);
- – Dipendenti e collaboratori di FC EVENTI, adeguatamente istruiti.
I dati non saranno oggetto di diffusione.
6. Trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea
I dati personali sono trattati prevalentemente all’interno dell’Unione Europea.
Eventuali trasferimenti verso Paesi extra UE avverranno nel rispetto delle disposizioni di cui al Capo V del GDPR e delle garanzie previste dalla normativa vigente.
7. Processi decisionali automatizzati
FC EVENTI non adotta processi decisionali basati esclusivamente su trattamenti automatizzati dei dati personali, inclusa la profilazione, ai sensi dell’art. 22 del GDPR.
8. Riprese audio-video e fotografie durante gli eventi (ove previste)
Nel corso di eventi, congressi o attività formative potranno essere effettuate riprese audio-video e fotografie, anche con inquadrature di pubblico e aree comuni, per finalità di documentazione, comunicazione e promozione delle attività.
L’interessato può esercitare i diritti previsti dal GDPR contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
9. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e comunque nel rispetto degli obblighi di legge.
I dati relativi alle attività amministrative e organizzative saranno conservati per un periodo di 5 anni, salvo diversi obblighi normativi.
I dati relativi a comunicazioni informative e marketing saranno conservati fino a revoca del consenso.
10. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, tra cui:
- – accesso ai dati personali;
- – rettifica e aggiornamento;
- – cancellazione nei casi previsti;
- – limitazione del trattamento;
- – portabilità dei dati;
- – opposizione al trattamento;
- – diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate.
11. Modalità di esercizio dei diritti
Le richieste possono essere inviate a:
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E-mail: info@fc-eventi.com
12. Ruoli privacy in caso di eventi realizzati con terzi
In relazione a specifici eventi o iniziative realizzate con Società Scientifiche, Associazioni, sponsor o altri enti, FC EVENTI potrà operare:
- – in qualità di Titolare del trattamento;
- – in qualità di Responsabile del trattamento, ai sensi dell’art. 28 GDPR;
- – in regime di contitolarità, ai sensi dell’art. 26 GDPR.
In tali casi potranno essere fornite informative specifiche relative al singolo evento.
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